Miten etätyönohjaus saadaan onnistumaan?

Miten digitaaliset työkalut muuttavat työnohjausta?

Olen osallistunut tänä vuonna useisiin kilpailutuksiin tarjoten mahdollisesti jopa pelkästään etänä tapahtuvaa työnohjausta maantieteellisen sijainnin vuoksi. Tänään juuri valmistelin Jyväskylän alueelle suuntaavan kilpailutuksen materiaaleja, joka sai minut pohtimaan ja perustelemaan etätoteutuksen mahdollisuuksia. Tänään muutenkin on tällainen kotipäivä. Iltapäivällä minulla on kaksi yksilöiden etäohjausta.

Digitalisaatio on muuttanut työnohjausta monin tavoin ja tuonut mukanaan uusia mahdollisuuksia. Vaikka etätyönohjaukseen liittyy omat haasteensa, huolellisella valmistautumisella ja oikeiden työkalujen käytöllä se voi olla yhtä tehokasta ja palkitsevaa kuin kasvokkain tapahtuva ohjaus.

Onnistunut etätyönohjaus edellyttää erityisesti kommunikaation ja vuorovaikutuksen tukemista, teknistä osaamista, tietosuojakysymysten huomioimista ja strukturoidun työskentelytavan noudattamista – mutta nämä asiat huomioimalla digitaaliset työkalut voivat avata uuden, joustavamman maailman työnohjaukseen.

Opiskelin osittain korona -aikana, joten etävälineiden käyttö tuli konkreettiseksi jo opintojen aikana. Digitalisaatio on muuttanut työelämää merkittävästi viime vuosien aikana, ja työnohjaus ei ole poikkeus. Teknologian kehitys ja etätyön yleistyminen ovat avanneet uusia mahdollisuuksia työnohjaukseen. Digitaalisten työkalujen avulla työnohjausta voidaan toteuttaa joustavasti ja tehokkaasti, mutta onnistuneeseen ohjaukseen vaaditaan oikeanlaista suunnittelua ja valmistautumista.

Etätyö ja työnohjaus: Joustavuutta ja saavutettavuutta

Yksi suurimmista muutoksista on ollut se, että työnohjaus voidaan nyt järjestää täysin etänä. Tämä on tehnyt työnohjauksesta helpommin saavutettavaa ja joustavampaa, koska osallistujien ei enää tarvitse matkustaa fyysisesti samaan tilaan. Etätyönohjauksen avulla voidaan myös ylittää maantieteellisiä esteitä ja tarjota ohjausta sellaisille asiantuntijoille, jotka eivät muuten pääsisi osalliseksi ohjausprosessiin. Työnohjauksen ammattilaisten hyödynnettävyys kasvaa, kun työnohjaajien asiantuntijapoolissasi on koko työnohjaajia kaikkialta Suomesta.

Erityisesti pandemia-aikana monet organisaatiot siirtyivät käyttämään digitaalisia alustoja, kuten Zoomia, Microsoft Teamsia ja Google Meetia, työnohjaussessioissa. Tämä siirtymä on tuonut mukanaan uudenlaisen dynamiikan. Vaikka etäohjaus voi tarjota joustavuutta, se vaatii työnohjaajilta uusia taitoja ja kykyä mukautua digitaaliseen ympäristöön. Työnohjaukseen liittyy olennaisesti myös se todellisuus, jossa ohjattavat kulloinkin ovat. Onko paikalla muitakin ihmisiä? Kuuleeko joku puheen? Onko minulla mahdollisuus osoittaa tunteita siten kuin olisi tarpeen. Kuinka onnistun välttämään ympäristön häiriötekijät, kuten tietokoneen ilmoitukset tai puhelimen hälytykset.

Tietokoneen ruutu ja kamera saavat aikaan illuusion, että ympäröivät asiat eivät näy linjan toiseen päähän.

Digitaaliset työkalut: Mahdollisuudet ja haasteet

Digitaalisilla työkaluilla on lukuisia etuja työnohjauksessa. Ne mahdollistavat reaaliaikaisen vuorovaikutuksen, parikeskustelut, näytön jakamisen ja dokumenttien yhteiskäytön, mikä voi rikastuttaa työnohjauskokemusta. Erilaiset digitaaliset alustat tarjoavat myös mahdollisuuden tallentaa materiaaleja myöhempää tarkastelua varten, mikä voi helpottaa oppimista ja kehittymistä.

Kuitenkin digitaalinen työnohjaus tuo myös haasteita. Yleisimpänä tulee mieleeni tekniset ongelmat, kuten heikko internetyhteys tai laitteiston toimimattomuus. Etäyhteyden kautta tapahtuva kommunikaatio voi olla erilaista kuin kasvokkain tapahtuva vuorovaikutus. Kehonkielen ja mikroilmeiden lukeminen on vaikeampaa, ja tämä voi johtaa väärinymmärryksiin tai yhteyden tunteen puuttumiseen.

Lisäksi etätyönohjauksessa osallistujien keskittymiskyky voi joutua koetukselle. Pitkät videopuhelut voivat olla henkisesti kuormittavia, ja osallistujilla voi olla enemmän ulkoisia häiriötekijöitä kuin perinteisessä kasvokkain tapahtuvassa työnohjauksessa.

Miten työnohjaajana huolehdin etätyöskentelyn onnistumisesta?

Valitsen käyttöömme tietoturvallisen työkalun Microsoft Teamsin. Olen myös harjoitellut erilaisten alustojen, kuten Teamsin valkotaulut, PowerPointin, Flingan ja Padletin käyttöä. Näillä voimme luontevasti korvata fläppitaulun ja post-it laput. Huolehdin ajantasaisista kalenterikutsuista ja siitä, että itselläni on rauhallinen ympäristö ja toimiva internet yhteys.

Ensimmäisellä etäohjauskerralla kertaamme ohjauksen pelisäännöt. Etäyhteydellä toteutettavassa työnohjauksessa jaan selkeämmin puheenvuoroja sen huolehtimiseksi, että jokainen pääsee tasapuolisesti ääneen. Koska kehonkieltä ja kasvojen ilmeitä on vaikeampi tulkita, rohkaisen aktiivista sanallista viestintää. Kysyn tarkentavia kysymyksiä lähiohjausta enemmän. Vaikka kehonkielen seuraaminen on vaikeampaa, minun on tärkeää olla herkkä osallistujien äänensävylle ja nonverbaaleille merkeille, kuten tauoille ja hiljaisuudelle, jotta voidaan tunnistaa mahdolliset tunteet ja jännitteet. Jostain syystä etäyhteydellä hiljaisuutta siedetään heikommin ja työnohjaajana tehtäväni on antaa tilaa myös hiljaisuudelle – tarvittaessa myös ohjatusti.

Miten itse voit myötävaikuttaa etätyöskentelyn onnistumiseen?

Huolehdi siitä, että ympäristö on rauhallinen ja puhelimesi on äänettömällä. Laita se niin kauas, että et ylety ottamaan sitä käteesi ohjauksen aikana. Jos odotat lääkärin soittoa tms. niin kerro siitä yhteisesti. Kytke outlookin ja teamsin ilmoitukset pois päältä, jotta et näe ilmoitusta saapuvasta viestistä ruudullasi. Ota eteesi suttupaperi ja kynä. Näin voit kirjoittaa tarvittaessa havainnon tai ajatuksen ylös ja pysyä siinä kiinni, kunnes on sinun vuorosi. Voit myös piirrellä pieniä ympyröitä tai vaikka kukkasia, jos se tukee keskittymistäsi. Varaa viereesi myös lasi vettä. Pidä huolta perustarpeistasi. Jos tarvitset vessatauon, pyydä sitä.

Antoisia työnohjauksia!