Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tmi Tendenssi on sitoutunut suojaamaan toimintaansa osallistuvien asiakkaiden yksityisyyttä. Tendenssi toimii 25.5.2018 voimaan astuneen EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
REKISTERINPITÄJÄ
Käsiteltävien henkilötietojenrekisterinpitäjänä toimii Tendenssi Tmi /Maikki Arola Y -tunnus 3097837-6
YHTEYSTIEDOT
Yhteydenotot henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa:
Maikki Arola
Vallaantie 35 C 21
08700 Lohja
maikki.arola@tendenssi.fi
+358 415014405
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET JA OIKEUSPERUSTEET
Tendenssi Tmi kerää ja käsittelee henkilötietoja tuotteiden ja palveluiden markkinointia, asiakkaan yhteydenottopyyntöihin vastaamista, toiminnan kehittämistä, asiakastapaamisten sopimista ja ylläpitoa, tarjouksen jättämistä, tilausten toimitusta, laskutusta ja perintää, asiakastyytyväisyyskyselyjä, asiakassuhteen ylläpitoa, sekä kirjanpitoa varten.
Tendenssin asiakastietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat
a) Rekisteröidyn antama suostumus tietojen käsittelyyn, esim. asiakastapaamisten sopimiseksi
b) Sopimusten täytäntöönpanemiseksi, esim. työnohjaussopimus
c) Lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi, esim. kauppalaki, kuluttajansuojalaki ja kirjanpitolaki
REKISTERISSÄ KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT / HENKILÖTIETORYHMÄT
Työnohjausasiakkaiden kanssa tehdään työnohjaussopimus, jolloin kerätään ja säilytetään asiakkuuteen ja laskutukseen liittyvää aineistoa kuten yhteys- ja laskutustiedot sekä toteutuneiden työnohjausten päivämäärät.
MISTÄ HENKILÖTIEDOT ON SAATU?
Tendenssi kerää asiakastietoja pääsääntöisesti suoraan rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi asiakastapaamisen yhteydessä tai yrityksen Internet-sivuilla täytettävien lomakkeiden (esim. uutiskirjeen tilaus) avulla, tai vaihtoehtoisesti hankkimalla rekisteröityjen yhteystietoja rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta, jotka käyttävät tietolähteinään yleisesti saatavilla olevia tietolähteitä.
TIETOJEN ANTAMINEN JA ANTAMATTA JÄTTÄMISEN SEURAUKSET
Henkilö- tai yritystietojen antaminen on edellytys tilaussopimuksen tekemiseksi sekä tilauksen toimittamiseksi asiakkaalle. Mikäli tarvittavia henkilötietoja ei anneta, tilaussopimusta voi tehdä. Muissa yhteyksissä henkilötietojen antaminen on täysin vapaaehtoista.
TIETOJEN SIIRTO KOLMANSIIN MAIHIN (EU/ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLE)
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Tendenssin keräämiä henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on kussakin tietojenkäsittelyssä tarpeen.
Asiakaskokemuksia ei hävitetä, ellei rekisteröity vaadi tietoja poistettavaksi.
Toimitussopimuksiin liittyviä tietoja säilytetään lakisääteisen säilytysajan puitteissa, esim. kirjanpidon arkistoissa (luku 2, 10 §) enintään 10 vuoden ajan. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet koskien tässä rekisterissä oleva henkilötietojansa.
1) Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin, eli tieto siitä, mitä henkilötietoja hänestä on Tendenssin asiakasrekisterissä, mikäli oikeuksia pyytävä henkilö pystytään luotettavasti tunnistamaan rekisteröidyksi.
2) Rekisteröidyllä on oikeus pyytää omien henkilötietojensa oikaisua, mikäli niissä on virheellisiä, epätarkkoja tai vanhentuneita tietoja.
3) Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten.
4) Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojensa käsittelyyn, mikäli suostumus on pyydetty tietoja kerättäessä rekisteröidyltä itseltään.
5) Rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötietonsa poistettua (”oikeus tulla unohdetuksi”). Henkilötiedot poistetaan asiakasrekisteristä mm., kun
Henkilötietojen käsittelylle ei ole enää tarvetta, huomioiden muun lainsäädännön vaatimukset
Rekisteröity peruuttaa suostumuksensa (mikäli suostumus on pyydetty)
Henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti
Rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten
6) Rekisteröidyllä on oikeus henkilötietojensa käsittelyn rajoittamiseen, mikäli
Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden
Käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista
Rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
7) Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.
Rekisteröity voi käyttää yllä mainittuja oikeuksiaan ottamalla tarvittaessa yhteyttä rekisterinpitäjään, ks. rekisterinpitäjän yhteystiedot.
TIETOJEN SÄILYTYS
Keräämiämme laskutukseen tarvittavia tietoja säilytetään sähköisessä muodossa tietoturvasuojatussa Osuuspankin yrityslaskutuspalvelussa. Kirjalliset sopimukset säilytetään arkistointiin tarkoitetussa lukitussa arkistossa yrityksen toimitiloissa. Kirjanpitoon liittyvää aineistoa säilytetään kirjanpitolain vuoksi kymmenen vuotta.